ダメな会議の3パターン

2022-05-22

はじめに

社会人にとってあるいはビジネスにおいては、会議という存在は切っても切り離せません。

ところが、重要な意思決定の機会である一方で、会議の本質を理解している社会人はそう多くはありません。

社会人１年目の私もまさにそうでした。そこで今回は、避けるべきダメな会議の３つのパターンとその解決策をご紹介します。

パターンの１つ目は、「会して議せず」。つまり、その場に人間は集まっているけれども、議論がなされていないという場合です。

信じられないようなことですが、実際のビジネスの場で時々見かけるのです。では、なぜこういう状況に陥るのでしょうか？

よくあるのは、議題や会議の目的が、参加者全員に共有されていないということがあります。

このパターンに陥らないためには、何について決めたいか、議題は何か等をあらかじめ整理して共有しておくこと。

そして、その議題に対する自分なりの意見を持っておくこと（自分の意見をどうしても通したいという場合は、なおさら準備が大事）が効果的です。

ターンの２つ目は、「議して決せず」。つまり、議論はしているが意見の折り合いがつかず意思決定ができないという場合です。

多様性の時代、考え方や感じ方は人それぞれであるということを踏まえると、なかなか結論が出ないということは往々にしてあります。

この点、議題を決めたらその次は決定の方法について事前に合意を得ておくというのが良いでしょう。

少人数であればそこまでやる必要はないかもしれませんが、それでも自分を含めて5人が限界だろうと思います。

それ以上の人数で議論を経て意思決定をするとなると、やはり多数決や投票・挙手などで参加者の意思表示を確認するようにした方が、

決まらないということを避けるには有効な手段です

パターンの３つ目は、「決して動じず」。つまり、決まったけれども実行されないという状況です。

時系列で言うとこれは会議自体は終わった後のことになりますが、ある一定の時間を費やした会議の存在意義が否定される事象です。

これは、会議の在り方というよりもどちらかというと、いつ誰が何をするかということが明示されていない、

あるいは明示されていたとしてもリマインドしたり、フォローしたりなどマネージャーが不在であるなどという場合もあります。

いずれにしても、マネージャーがいないから実行できないというのは問題ですから、自分で抜けもれなく実施できるように

セルフマネジメントを意識するということに加えて、実施して終わりではなくその効果測定の方法を決めておくこと。

効果測定を前提としたプランニングをするというのが実行フェーズでは重要かなと思います。

やはり事前の準備というのは大切です。凡事徹底。

当たり前ですが、当たり前のことができていない社会人はたくさんいます。

特に会議というのは、非常に身近である一方、気を抜くとすぐにダメな会議になってしまう脆さがあります。

今回は自分への戒めも込めて、これまで私が見てきたダメな会議のパターンをご紹介しました。

私が講師を務めるシャインプレップは、
文章によるコミュニケーションスキルの向上をサポートする
オンライン完結の完全個別指導塾です。

・言いたいことが伝わらない

・相手の意図がくみ取れない

など、スラック等のビジネスチャットをはじめ、
メールや報告書の作成など、
ビジネスコミュニケーション能力を確実なものにしたい方に向け、
パーソナルカリキュラムの作成からロープレまでご提供しています。

無料体験トレーニングやご相談は、
シャインプレップのLINE公式アカウントにてご案内しています。
なお、友だち追加いただいた方にもれなくお得なクーポンをプレゼントしております。
ぜひご活用ください。