定例会議などで報告・共有する際、
基本的には、背景や理由などは省いて結論だけ伝えられれば十分だと思います。
背景や理由については聞かれたら答えるというスタンスで問題ないです。
これは部下ができてからよくわかりますが、
いかに端的に説明してくれるかということに一番期待します。
一方、長々と報告をする人がいますが、
共通することとしては「要点を抑えてない」ということです。
「何が最も重要なのか」を日頃から意識しているかどうかが
後々のスキルや評価の差となってくるだろうと思います。
しかし、ここで忘れてはいけないのは、
「客観的に重要」ということを見極められるようにする必要があるということです。
かくいう私も社会人1年目の時は「端的に結論から説明する」というのは苦手でした。
どうしても背景から説明をしてしまうのです。
振り返ると当時の心理としては、
「しっかり説明しよう」
という気持ちが強かったのかもしれません。
パレートの法則を踏まえて考えると、
おおよそ重要なことは2割ですから、
報告内容についても大切な部分は2割くらいでしょう。
そうだとすれば、その重要な2割、
とりわけ客観的に重要な2割を見極められるようにするにはどうしたらいいか。
私が意識したのは、報告をする相手の立場を想像して考えるということです。
報告する側とされる側では立場や考え方が違いますから、
報告する側にとって重要であると思っても、
受け手にとっては違うというようなことは避けるべきです。
そしてそれを避ける唯一の方法は、相手を知ること。
相手の価値観やニーズ、考え方を知り、それを踏まえて行動するわけです。
2年、3年と社会人経験を積んで行った時、
このことを意識して過ごしてきたかどうかが後々大きな結果に繋がっていきます。
